Retour

Améliorer la productivité grâce à ces conseils pour des réunions efficaces

Bien qu'elles soient parfois nécessaires, les réunions peuvent nuire à la concentration, à la productivité et à l'adhésion de l'équipe. Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Découvrez comment organiser des réunions efficaces qui stimulent l'engagement et la productivité.

Donnez de l’importance à vos réunions

Bien que les réunions soient parfois nécessaires, une journée de réunions successives peut miner notre concentration et notre productivité, et même nuire grandement à l’adhésion de nos équipes. Cependant, il n’y a aucune raison pour qu’il en soit ainsi. Grâce à notre réalité « hybride », de nouvelles possibilités s’offrent à nous pour explorer différentes façons d’améliorer nos conditions de travail, y compris en donnant une nouvelle vie aux réunions, jadis appréhendées de tous. Lisez la suite pour savoir comment transformer une réunion ordinaire en une réunion efficace.

Organisez des réunions engagées.

La Liste de contrôle pour des réunions engagées de Zoom constitue un excellent point de départ, en posant la question suivante à l’organisateur : « Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ». Ne tenez une réunion que si :

    1. vous avez un objectif ou un but précis;
    2. la collaboration et la discussion libre sont essentielles;
    3. de l’information complexe ou sensible doit être discutée.

Si vous, l’organisateur, avez répondu « Non » à l’une ou l’autre des questions A, B ou C, laissez tomber la réunion! Il ne faut cependant pas conclure que vos besoins ne sont pas importants, mais plutôt qu’un courriel, un message instantané ou un bon vieux coup de téléphone pourrait en fin de compte être plus rapide et plus efficace. 

Si une réunion est bel et bien nécessaire, servez-vous de cette liste de contrôle pour vous assurer de la pertinence de votre réunion.

Avant la réunion Pendant la réunion Après la réunion
    1. Assurez-vous que tous les participants ont une bonne raison d’assister à la réunion.
    2. Créez et distribuez un ordre du jour aux participants afin qu’ils puissent se préparer.
    3. Prévoyez une durée appropriée.
    4. Adoptez le bon état d’esprit pour diriger la réunion.
    1. Saluez tout le monde et créez un climat favorable pour la réunion.
    2. Encouragez la participation et donnez à chacun la possibilité d’apporter sa contribution.
    3. Respectez l’ordre du jour.
    1. Envoyez un résumé, les actions à mener et les enregistrements (s’il y a lieu) afin que les participants puissent prendre les mesures requises.
    2. Recueillez les commentaires des gens qui n’ont pas assisté à la réunion et de ceux qui n’ont pas contribué autant que les autres durant la réunion.
    3. Évaluez votre travail, en tant qu’animateur de la réunion, et notez comment vous pouvez vous améliorer en vue de la prochaine réunion.

Organisez des réunions inclusives.

Selon ce billet sur TED.com*, 15 façons s’offrent à vous pour rendre vos réunions plus inclusives. Bien que toutes les suggestions soient excellentes, voici nos quatre préférées, car vous n’y avez peut-être pas pensé avant!

    1. Confirmez les noms. Si possible, demandez aux participants de mettre à jour et de modifier leur nom à l’écran afin que leur nom ou leur surnom préféré s’affiche. Par exemple, Mélanie peut vouloir se faire appeler Mélanie, et non Mel, tandis que Mohamed pourrait préférer qu’on l’appelle Mo.
    2. Priorisez l’accessibilité. Dans toutes vos invitations à des réunions (n’oubliez jamais que les choses peuvent changer, alors ne présumez de rien), invitez les participants à communiquer avec vous s’ils ont des besoins particuliers en matière d’accessibilité. Vous pouvez ainsi vous préparer, apporter votre aide et garantir l’accès à tous, et non seulement à ceux qui ont déjà demandé de l’aide par le passé.
    3. Prenez le pouls du groupe. Utilisez des sondages et le clavardage pour recueillir de l’information importante, telle que les opinions du groupe ou des commentaires sur des sujets délicats de la part de ceux qui ne veulent pas s’exprimer devant tout le monde.
    4. Visez plus grand. Les plateformes virtuelles permettent de donner la parole aux gens qui n’étaient peut-être pas accessibles auparavant. Avant d’envoyer vos invitations à une réunion, demandez-vous à qui vous voulez permettre de se faire entendre davantage maintenant qu’il suffit d’un écran pour se connecter.

Organisez des réunions qui ne ressemblent pas trop à des réunions.

Tout compte fait, pourquoi aimons-nous les réunions? Parce que nous aimons entendre les idées des autres, parce que nous aimons trouver des solutions ou tout simplement parce que nous aimons le contact avec les autres? Quel que soit votre besoin, si une réunion en bonne et due forme ne vous convient pas, il existe d’autres moyens d’arriver à vos fins et de combler vos besoins professionnels, tel qu’en témoigne cet article du site The Muse* :

    1. écrivez un courriel;
    2. envoyez un message direct;
    3. enregistrez une vidéo;
    4. créez un ticket;
    5. préparez une foire aux questions;
    6. démarrez une discussion (sur l’outil de clavardage ou sur un outil de gestion de projet, par exemple);
    7. annotez un document;
    8. distribuez un sondage;
    9. faites une séance de remue-méninges à l’aide d’un tableau blanc en ligne;
    10. appelez.

Alors, si les réunions sont peut-être parfois un mal nécessaire, rien ne nous empêche d’essayer de les rendre plus utiles et ainsi d’en tirer davantage. Nous pouvons tous faire notre part pour que les réunions soient pleinement profitables et pour aider chacun à redevenir productif, concentré et compréhensif, et même à gagner du temps. En appliquant ces conseils, vous pouvez améliorer la participation à vos réunions et les rendre plus efficaces.

*En anglais seulement.

Lien copié