Formulaire de données professionnelles

Exigences minimales

Avant de commencer, assurez-vous de répondre aux exigences minimales relatives à notre réseau.

Documents requis

Vous êtes presque prêt à commencer! Pour rendre le processus aussi efficace que possible, assurez-vous d’avoir les documents et renseignements suivants à portée de main. S’il vous manque quelque chose, pas de souci — vous pouvez l’enregistrer (Sauvegarder et quitter) maintenant, ou à tout moment durant le processus, et y revenir plus tard.

Pour postuler, vous aurez besoin de photos de votre bureau (si applicable) ainsi que des copies de :

• assurance professionnelle en cours de validité
• inscription(s) et/ou désignation(s) valides dont vous disposez(s)
• diplômes
• CV
• chèque annulé ou un formulaire de virement automatique

Domaines de besoins

Veuillez noter que nous accordons actuellement la priorité aux professionnelles et professionnels qui offrent des services de consultation en personne à partir de leurs propres bureaux et desservent les régions/langues où ces services sont demandés. Les autres personnes peuvent tout de même postuler, car ils pourraient être ajoutées à notre liste d’attente pour le moment.

Renseignements personnels

Cette section est facultative et vise uniquement à faciliter le processus de jumelage. Nous aspirons à mettre en place un réseau de professionnels réunissant une grande variété de spécialisations et d’expériences vécues qui reflètent les communautés que nous soutenons. Ainsi, lorsque les client(e)s recherchent un(e) professionnel(le) présentant des caractéristiques démographiques précises ou ayant vécu des expériences particulières, nous pouvons faire de notre mieux pour répondre à leurs besoins. Le fait de refuser ou d’accepter de fournir les renseignements dans cette section n’aura pas d’incidence sur votre situation en tant que professionnel(le) de notre réseau.

Contrat de services entre Arcora et les professionnels de son réseau offrant des interventions ou conseils psychosociaux

La société Arcora (« Arcora ») est un fournisseur de premier plan dans le domaine des programmes d’aide aux employés/membres, entreprises et gestionnaires offerts aux Canadiens. Dans le cadre de régimes d’assurances collectives, Arcora offre des services d’intervention et de conseils psychosociaux aux personnes couvertes et/ou aux membres de leurs familles (les « Clients »). Cette aide psychosociale est offerte aux Clients d’Arcora au moyen du réseau national de professionnels établi par Arcora (le « Réseau »), qui sont des professionnels indépendants et hautement qualifiés (les « Professionnels »). Les particuliers qui sont dirigés vers un Professionnel demeurent des Clients d’Arcora. Ce sont les membres du personnel spécialisé d’Arcora (les « Coordonnateurs des services cliniques ») qui facilitent et coordonnent les orientations des Clients vers les Professionnels et qui gèrent leurs dossiers respectifs.

Tous les Professionnels du Réseau d’Arcora sont tenus de signer le présent contrat de services professionnels (le « Contrat de services ») afin d’accepter la portée de leurs obligations envers Arcora et de confirmer qu’ils comprennent l’approche d’Arcora, ainsi que les règles et processus opérationnels pertinents adoptés et appliqués par celle-ci.

1.0 OBJET DU CONTRAT

1.1 Nature et étendue des services

Il est prévu que le soutien apporté au moyen de tous les programmes d’aide offerts par Arcora sera orienté vers les objectifs, centré sur les résultats et fondé sur des données probantes. Les méthodologies les plus appropriées pour les interventions psychosociales seront donc celles qui sont adaptées aux problèmes et aux objectifs du Client, selon l’évaluation du Professionnel. Les approches thérapeutiques centrées sur des solutions concrètes, des outils pratiques, des stratégies de résolution de problèmes et le renforcement des capacités axé sur les forces sont très recherchées par les Clients d’Arcora. Parmi les éléments qui caractérisent Arcora se trouvent une philosophie de maintien au travail/retour au travail intégrée à tous les programmes, des solutions personnalisées pour répondre au mieux aux besoins des Clients et un processus unique de jumelage Client-Professionnel. Arcora n’impose pas de seuil d’altération du fonctionnement ou de capacité à l’égard des Clients pour établir l’admissibilité à ses programmes, dans le cadre des services externes de consultation mentionnés ci-dessus. Nous nous faisons un point d’honneur de constituer un réseau de Professionnels qui utilisent l’approche thérapeutique la mieux adaptée pour répondre aux besoins particuliers du Client tout en offrant des soins cliniques de grande qualité qui lui procurent du soutien et sont efficaces.

Les services d’Arcora sont offerts sous plusieurs formes, notamment en personne, par téléphone ou par vidéo au moyen de technologies conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Les Professionnels doivent rester neutres quant aux services offerts aux Clients d’Arcora en vertu du présent contrat. À moins que la question ait été abordée explicitement au moment de la demande de consultation initiale, les Professionnels ne poseront pas de diagnostics et ne feront pas de recommandations à propos de questions juridiques, médicales ou liées au travail, en fonction de l’information recueillie au cours des séances tenues dans le cadre du Contrat de services avec Arcora. Les Professionnels ne peuvent intervenir dans les relations du travail, prendre part aux évaluations des incapacités, ni témoigner comme experts au tribunal. Les Professionnels ne peuvent rédiger de rapports ni de lettres qui placeraient Arcora en situation de conflit d’intérêts avec l’employeur.

1.2 Heures disponibles

Le nombre d’heures de consultation psychosociale auquel les Clients ont droit varie selon leur couverture respective. Chaque fois qu’un Client est orienté vers un Professionnel, le dossier indiquera clairement le nombre d’heures de consultation auquel ce Client a droit. Cette information figure également dans le profil du Client dans e-TeraMC (base de données et outil de production de rapports d’Arcora). Arcora compte sur les Professionnels de son Réseau pour lui remettre promptement leurs rapports et factures, puisque, dans certains cas, l’utilisation partagée des services avec un membre de la famille d’un Client pourrait affecter le nombre d’heures disponibles restantes. Il incombe au Professionnel de vérifier les heures disponibles du Client lors des consultations avec celui-ci. Dans certains cas, des heures additionnelles pourraient être autorisées, mais un tel changement doit être confirmé par Arcora avant qu’une nouvelle consultation n’ait lieu. Les heures de consultation qui dépassent le nombre maximum autorisé par année ne seront pas remboursées.

Si un Client et/ou des membres de sa famille ont déjà écoulé toutes les heures disponibles, le Professionnel peut choisir de continuer ses consultations avec un Client dans le cadre de sa propre pratique privée. Aucune consultation menée à titre privé avec le Client ne pourra donner lieu à une compensation par Arcora.

La couverture des séances de consultation du Client est renouvelée au début de chaque année civile. Si le Professionnel a un dossier ouvert en cours pour le Client concerné au moment du renouvellement, il peut continuer à offrir ses services au Client et à numéroter chronologiquement les séances de consultation pour ce dernier. Les heures non utilisées au cours d’une année ne sont pas reportées à l’année suivante.

1.3 Rendez-vous manqués et annulations

Si un Client ne se présente pas à un rendez-vous ou ne donne pas un préavis d’au moins vingt-quatre (24) heures avant d’annuler ou de demander la modification d’un rendez-vous, le Professionnel est en droit de lui facturer directement des frais d’annulation ou d’absence injustifiée. Tous les Clients sont informés de cela lors de leur processus d’admission et doivent confirmer leur accord à cet égard, lorsqu’ils signent le formulaire de consentement d’Arcora (le « Formulaire de consentement »). Arcora encourage le Professionnel à discuter avec le Client, lors de la toute première consultation, de la politique d’annulation des rendez-vous et des frais applicables en cas d’annulation tardive ou d’absence injustifiée. Arcora ne couvre les frais d’annulation tardive ou d’absence injustifiée que pour une seule séance par Client dirigé vers un Professionnel; ces frais sont couverts au tarif d’Arcora. Cela sera pris en compte dans le nombre d’heures total attribué au Client au titre de son régime et, de ce fait, ne peut dépasser les heures disponibles en vertu du régime.

1.4 Changement de situation professionnelle

Les Clients qui quittent leur emploi alors qu’ils consultent un Professionnel ne seront plus couverts pour des consultations. Dans certains cas, il leur sera possible de bénéficier d’une dernière séance récapitulative. Si un Professionnel apprend de son Client que celui-ci change de situation professionnelle, le Professionnel a l’obligation d’en aviser immédiatement Arcora.

2.0 PRISE DE RENDEZ-VOUS

Lorsque le Client aura pris contact avec le Professionnel, ou que le Professionnel a reçu l’information indiquant de contacter le Client, le Professionnel répondra au Client ou communiquera avec lui dans un délai d’un (1) jour ouvrable pour fixer un rendez-vous initial avec le Client dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrables, sauf demande contraire du Client. Si un premier rendez-vous ne peut pas être fixé dans les cinq (5) jours prévus, ou conformément à la demande du Client, le Professionnel doit en aviser Arcora. Le Client et le Professionnel fixeront de concert les rendez-vous ultérieurs.

3.0 PRISE EN CHARGE ET GESTION DES DOSSIERS

Arcora fournira au Professionnel une description générale du problème présenté, tel que décrit par le Client pendant le processus d’admission. Il incombe cependant au Professionnel d’obtenir les coordonnées personnelles du Client. Arcora ne divulguera pas ces informations sans le consentement du Client.

Le Professionnel comprend que les informations concernant les Clients d’Arcora sont accessibles au personnel clinique d’Arcora pour l’orientation des Clients vers les Professionnels, la gestion des dossiers et les procédures d’assurance qualité.

Pour des services d’assistance à une famille ou à un couple, un seul dossier peut être ouvert, à condition toutefois que le problème présenté soit le même pour toutes les personnes concernées; les consultations peuvent être communes ou individuelles. Ce ne sont pas toutes les couvertures qui permettent à une personne à charge d’avoir accès à des services de consultation et une confirmation d’Arcora est donc nécessaire dans ces cas. Si les problèmes présentés sont différents, il faut ouvrir un dossier distinct pour chaque Client. Toute demande de consultations à domicile devra être discutée d’avance avec un Coordonnateur des services cliniques.

Si l’intérêt supérieur du Client rend nécessaire une orientation vers un nouveau Professionnel du Réseau (en raison d’un changement des services de consultation requis, des modalités thérapeutiques [spécialisations], de la situation du Professionnel [en vacances, à la retraite] ou des préférences du Client), il incombe au Professionnel d’en aviser Arcora. Cette dernière s’occupera alors de diriger le Client vers un autre Professionnel de son Réseau.

3.1 Formulaires de consentement, rapports et notes aux dossiers

Le Professionnel préparera les documents suivants, qui feront partie du dossier de chaque Client. Le Professionnel communiquera ces documents en ligne – aux différents moments indiqués ci-dessous –, en utilisant la base de données e-Tera d’Arcora :

4.0 RÉMUNÉRATION, FACTURATION ET PAIEMENT

4.1 Base de rémunération

4.2 Factures

Les factures doivent être établies et envoyées à Arcora à l’aide d’e-Tera de manière à lui parvenir avant la fin de chaque mois. Arcora accorde un délai de grâce pour la présentation des factures qui s’étend jusqu’au septième (7e) jour du mois suivant. Le paiement des factures reçues après le septième (7e) jour du mois ne se fera que le mois suivant. Arcora s’attend à recevoir mensuellement ou après chaque consultation les factures de consultations qui ont eu lieu au cours du mois écoulé. Elle ne garantit pas le paiement d’une facture établie pour des consultations qui ont eu lieu plus de quatre-vingt-dix (90) jours avant la date de ladite facture. Si aucune autre séance n’est prévue au cours du même mois, la facture peut être présentée en tout temps.

Tous les rapports et documents administratifs du Professionnel (y compris la confirmation annuelle de sa couverture de responsabilité civile et de son inscription auprès de son association ou ordre professionnels) doivent être à jour avant que le paiement de ses factures ne puisse être effectué.

Afin de veiller à une résolution efficace de tout différend concernant un paiement de services fournis, le Professionnel doit en aviser Arcora avant l’expiration d’une durée maximum de quatre-vingt-dix (90) jours après la date de la facture contestée.

4.3 Paiement par virement automatique

Arcora s’engage à payer promptement les Professionnels de son Réseau par transfert électronique (virement automatique). Il incombe donc aux Professionnels de communiquer à Arcora les coordonnées bancaires nécessaires pour mettre en œuvre cette pratique efficace de paiement des factures.

Pour autant qu’Arcora reçoive les factures avant la date limite (c.-à-d. le septième jour du mois), les dépôts bancaires sont faits le dernier jour ouvrable du mois pour les séances du mois précédent. Les Professionnels reconnaissent que les demandes de paiement par chèque ne pourront être traitées aussi rapidement que les demandes de paiement par virement automatique, en raison de l’intervention manuelle requise par l’émission de chèques. Les chèques sont reçus environ une semaine après que les dépôts directs ont été effectués.

4.4 Notifications de paiement et rapports récapitulatifs de fin d’année

Actuellement, Arcora envoie un rappel mensuel de facturation pour les rapports d’évolution établis. Les Professionnels peuvent toutefois choisir de ne pas recevoir de rappel en en faisant la demande. Arcora envoie un avis de paiement au Professionnel après qu’un virement automatique a été effectué. Elle n’est cependant pas dans l’obligation de le faire. Il incombe au Professionnel, en tant que prestataire de services indépendant, de faire concorder les factures qu’il présente avec les dépôts directs effectués dans son compte en banque. En outre, Arcora ne fournit pas aux Professionnels des documents justificatifs des transactions de l’année pour leurs déclarations de revenus, notamment les feuillets T4.

Pour toute question concernant la facturation ou le paiement des factures, veuillez envoyer un courriel à clinical@arcora.ca.

5.0 STATUT DE PROFESSIONNEL DU RÉSEAU, OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉ CIVILE

5.1 Statut contractuel et limites des droits

5.2 Obligations liées à l’exercice de la profession

*Des exceptions peuvent s’appliquer dans certains territoires, sous réserve de l’approbation du directeur des services cliniques d’Arcora.

5.3 Responsabilité civile et indemnisation

Le Professionnel reconnaît et convient qu’il assume toute responsabilité du fait de toute réclamation de tiers, tout dommage, toute perte, et tous frais et dépens (y compris les honoraires d’avocat) découlant de ses gestes, omissions, erreurs et fautes dans sa prestation des services prévus par ce Contrat de services, et qu’il en exonère Arcora, et ses dirigeants et employés.

Le Professionnel convient qu’il doit aviser immédiatement Arcora s’il fait l’objet de tout procès civil, ou de toute accusation ou enquête criminelle en relation avec sa prestation de services.

5.4 Modification des informations ou des disponibilités du Professionnel

Le Professionnel avisera promptement Arcora de toute modification de ses informations professionnelles (par exemple, domaines de pratique, emplacement de ses bureaux, ou autres coordonnées) ou de ses disponibilités (par exemple, ajout ou retrait de jours de disponibilité, ou congé ou autre forme d’absence d’une durée de plus de cinq [5] jours ouvrables consécutifs). Cet avis peut se donner en communiquant avec le Coordonnateur des services cliniques affecté au dossier ou en écrivant à l’adresse network@arcora.ca.

e-Tera comporte une page Sommaire de données professionnelles. Les personnes qui y ont accès peuvent consulter l’information préalablement soumise à Arcora. Au besoin, les utilisateurs peuvent demander que des modifications soient apportées à leur profil en avisant Arcora à cet effet. Cette information sert à documenter notre processus de jumelage et, par conséquent, devrait être revue régulièrement.

6.0 CONFIDENTIALITÉ, PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements à caractère personnel du Client est de la plus haute importance pour Arcora. Les Professionnels sont également tenus d’accorder le plus grand respect à la vie privée des Clients et à la confidentialité de leurs données personnelles.

Dans la prestation de leurs services aux Clients d’Arcora, les Professionnels sont tenus de respecter toutes les normes de protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements à caractère personnel imposées par leur association ou ordre professionnels. Ils doivent également respecter l’ensemble des lois et règlements fédéraux et provinciaux qui portent sur la vie privée et les renseignements personnels du Client, incluant, mais sans s’y limiter :
Le Professionnel reconnaît et convient que les seules exceptions à l’obligation de protéger la vie privée et la confidentialité de renseignements à caractère personnel sont celles prévues par les lois applicables et dans les circonstances suivantes :
Si un Professionnel reçoit une demande de renseignements concernant un Client ou estime nécessaire de communiquer des renseignements, il doit, avant d’agir, contacter Arcora afin de déterminer la marche à suivre appropriée. Toute communication avec un tiers requiert le consentement écrit préalable du Client. Pour toute discussion avec un tiers qui s’ensuivrait, y compris les résultats de cette discussion, le Professionnel en ajoutera un compte rendu au prochain rapport d’évolution ou, si le dossier du Client est déjà fermé, fournira ce compte rendu sous forme écrite à un Coordonnateur des services cliniques.

Si un Client souhaite examiner son dossier, il peut le faire en la présence du Professionnel ou d’un membre du personnel d’Arcora. Si un Client souhaite en obtenir une copie, le Professionnel dirigera le Client vers Arcora, dont le Client devra obtenir l’autorisation afin de pouvoir accéder aux informations détenues par Arcora.

Si un Professionnel désire consulter un professionnel ou un superviseur externe qui n’est pas lié à Arcora ou à sa propre organisation, il devra faire signer un consentement de divulgation des informations à son Client. Il est possible de consulter les cliniciens internes d’Arcora en en faisant la demande, individuellement ou en groupe.

Les personnes qui utilisent les services d’Arcora et qui sont dirigées vers un Professionnel demeurent des Clients d’Arcora. Toute information communiquée par le Client à un Professionnel doit demeurer confidentielle. Sauf disposition contraire de ce Contrat de services, cette information ne peut ni faire l’objet de discussions avec un tiers ni être divulguée à un tiers. En outre, le Professionnel ne peut utiliser cette information à d’autres fins que celles expressément prévues dans ce Contrat de services.

Les dossiers et les renseignements concernant les Clients que le Professionnel transmet au cours de la prestation de ses services dans le cadre des programmes d’aide d’Arcora sont la propriété d’Arcora. Cette dernière se réserve le droit de consulter le Professionnel et d’examiner les dossiers, à des fins d’assurance qualité et de gestion efficace des dossiers ou pour donner suite à la plainte d’un Client. De temps à autre, Arcora invite les Clients à participer à des sondages en ligne qui portent sur l’expérience qu’ils ont vécue dans le cadre de leurs consultations. Réalisés par un cabinet indépendant spécialisé en recherche, ces sondages évaluent les effets des services reçus. Ces sondages sont à la fois confidentiels et anonymes, afin de préserver l’identité des Clients. De temps à autre, il se pourrait qu’un Client révèle son identité; à la demande de ce Client, Arcora pourra alors communiquer avec lui afin de discuter des préoccupations qu’il partagerait.

Arcora et le Professionnel veilleront tous deux à ce que toutes les questions se rapportant à ce Contrat de services soient traitées dans la plus stricte confidentialité. Le Professionnel s’engage à ne divulguer à personne la propriété intellectuelle d’Arcora, dont ses procédures, politiques, contrats, pratiques en matière de rémunération, systèmes et bases de données et son matériel de communication.